Laatst bijgewerkt: november 2026
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt. Ik heb geprobeerd het zo helder mogelijk op te schrijven. Heb je toch een vraag, mail me dan gerust.
Wie ben ik
VIARIVAS is mijn eenmanszaak. Ik help ondernemers slimmer werken met AI en ik geef trainingen. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
VIARIVAS, Margarita Rivas
Schijndel
KvK 90750365
E-mail: info@viarivas.nl
Telefoon: 06 27 88 00 69
Website: viarivas.nl
Welke gegevens ik verwerk en waarom
1. Wachtlijst AI-training
Op viarivas.nl/ai-training kun je je aanmelden voor de wachtlijst van mijn AI-training. Je vult in:
- voornaam en achternaam
- e-mailadres
- bedrijfsnaam (niet verplicht)
- voorkeursdag (niet verplicht)
- of je interesse hebt in een aparte training over een ander onderwerp, zoals Claude Design of Gamma, met eventueel een toelichting (niet verplicht)
Waarvoor: om je te mailen over deze training en toekomstige trainingen, bijvoorbeeld als er een datum bekend is of als de inschrijving opent. Je krijgt na aanmelding meteen een bevestiging per mail.
Grondslag: jouw toestemming. Die geef je met het aanvinkvakje onder het formulier. Je kunt je toestemming altijd intrekken: mail me of reageer op een van mijn mails. Dan haal ik je van de lijst.
Opslag: je aanmelding wordt opgeslagen in de database van mijn website (WordPress, met de plugin Fluent Forms). Ik krijg ook een melding per mail. Je IP-adres sla ik niet op.
Bewaartermijn: zolang je op de lijst wilt staan. Meld je je af, dan verwijder ik je gegevens binnen 4 weken. Word je klant, dan gelden de termijnen onder “Klanten en opdrachten”.
2. Contact via mail, telefoon of LinkedIn
Neem je contact met me op, dan gebruik ik je naam, contactgegevens en wat je me vertelt om je vraag te beantwoorden en eventueel een offerte te maken. Ik houd contacten bij in een eigen overzicht in Excel, dat in mijn Microsoft 365-omgeving staat.
Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden en mijn contacten bij te houden, of het voorbereiden van een overeenkomst als je om een offerte vraagt.
Bewaartermijn: 2 jaar na ons laatste contact, tenzij er een opdracht uit voortkomt.
3. Klanten en opdrachten
Werken we samen, dan heb ik meer gegevens nodig: je naam, de naam en gegevens van je bedrijf, factuuradres, KvK-nummer, btw-nummer en contactgegevens. Tijdens een opdracht kan ik ook gegevens van jou of je medewerkers verwerken die je me zelf geeft, bijvoorbeeld in documenten of tijdens gesprekken.
Waarvoor: om de opdracht uit te voeren, afspraken te maken, offertes en facturen te sturen en mijn administratie bij te houden.
Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst. Voor mijn administratie: een wettelijke plicht.
Bewaartermijn: gegevens die nodig zijn voor mijn financiële administratie bewaar ik 7 jaar, omdat de wet dat verplicht. Overige gegevens van de opdracht verwijder ik als ze niet meer nodig zijn, uiterlijk 2 jaar na afloop van de opdracht.
Toegang tot jouw systemen: soms geef je me toegang tot je software, website of social media. Inloggegevens bewaar ik zorgvuldig en ik verwijder ze binnen 5 werkdagen nadat de samenwerking stopt.
Gesprekken opnemen: voor verslagen gebruik ik soms Fireflies, een tool die online gesprekken opneemt en uitschrijft. Dat doe ik alleen als je dat vooraf weet. Wil je niet opgenomen worden, zeg het gerust, dan maak ik gewoon aantekeningen. Transcripties verwijder ik uiterlijk een jaar na het gesprek. Het verslag dat ik ervan maak, bewaar ik net als de andere gegevens van de opdracht.
4. Bezoek aan mijn website
Als je mijn website bezoekt, worden er een paar technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres en het type browser. Dat is nodig om de site te laten werken en te beveiligen. Mijn hostingpartij bewaart deze gegevens kort in logbestanden.
Met jouw toestemming gebruik ik Google Analytics om te zien hoe bezoekers mijn site gebruiken, zodat ik de site kan verbeteren. Meer daarover lees je onder “Cookies”.
AI-tools in mijn werk
Ik werk dagelijks met AI. Daar mag je best iets over weten, juist omdat ik anderen er ook in train.
Welke tools: Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), Microsoft Copilot, Perplexity, NotebookLM (Google) en Gamma.
Wat ik wel doe:
- Ik gebruik betaalde accounts. Waar een tool die instelling heeft, staat het gebruik van mijn invoer voor het trainen van AI-modellen uit.
- Ik gebruik AI om teksten, verslagen, offertes, presentaties en analyses voor te bereiden. Ik lees en controleer het resultaat altijd zelf.
- Ik deel zo min mogelijk persoonsgegevens met een AI-tool. Waar het kan, laat ik namen en contactgegevens weg of vervang ik ze.
Wat ik niet doe:
- Ik stop geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of BSN) of wachtwoorden in AI-tools.
- Ik laat AI geen besluiten over jou nemen. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming.
- Ik verkoop of deel je gegevens niet met AI-aanbieders voor andere doelen dan mijn werk voor jou.
Een aantal van deze aanbieders zit in de Verenigde Staten. Lees daarover meer onder “Gegevens buiten Europa”.
Partijen die mij helpen
Ik verkoop je gegevens nooit. Wel werk ik met een aantal partijen die gegevens voor mij opslaan of verwerken. Met hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van je gegevens, via een verwerkersovereenkomst of hun standaardvoorwaarden.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Cloud86 | Hosting van mijn website en database. Ook automatische mails van de website (zoals de bevestiging van je aanmelding) gaan nu via hun webserver. |
| Microsoft 365 | Mijn mailbox (info@viarivas.nl), agenda, bestanden en mijn contactoverzicht in Excel. Automatische mails van de website gaan straks ook via Microsoft 365. |
| Google (Drive) | Opslag van back-ups van mijn website, gemaakt met de plugin UpdraftPlus. Een back-up bevat ook de database, dus ook aanmeldingen voor de wachtlijst. |
| Google (Analytics, Search Console) | Bezoekersstatistieken (alleen met jouw toestemming) en inzicht in hoe mijn site in Google gevonden wordt. Gekoppeld via de plugin Site Kit by Google. |
| e-boekhouden.nl | Mijn boekhouding en facturen. |
| Fireflies | Opnemen en uitschrijven van online gesprekken, alleen als je dat weet. |
| AI-aanbieders | Zie “AI-tools in mijn werk”. |
Plugins op mijn website die met gegevens te maken hebben:
- Fluent Forms en FluentSMTP: het formulier en het versturen van mails vanaf de website. Gegevens blijven op mijn eigen website.
- UpdraftPlus: back-ups naar Google Drive. Ik bewaar een beperkt aantal recente back-ups. Oudere back-ups worden verwijderd, en daarmee ook de gegevens die erin staan.
- Site Kit by Google: koppelt mijn site aan Google Analytics en Search Console.
- Yoast SEO: helpt zoekmachines mijn pagina’s te begrijpen. Yoast verwerkt geen persoonsgegevens van bezoekers.
- LiteSpeed Cache: maakt de site sneller door pagina’s tijdelijk op te slaan op de server. Daarbij kan een technisch cookie worden geplaatst. Er gaan geen gegevens naar andere partijen.
Lettertypes: de lettertypes op mijn site staan op mijn eigen server. Er gaat bij het laden van de pagina dus geen IP-adres naar Google Fonts.
Daarnaast deel ik gegevens alleen als de wet mij daartoe verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.
Gegevens buiten Europa
Een aantal partijen die ik gebruik, zoals Google, Microsoft, Anthropic, OpenAI en Fireflies, zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt. Dat mag alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ik kies waar mogelijk voor de Europese opslag die een aanbieder biedt.
Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat je browser opslaat als je een website bezoekt.
- Functionele cookies. Nodig om de site te laten werken, bijvoorbeeld voor het onthouden van je cookiekeuze en voor het snel laden van pagina’s (LiteSpeed). Hiervoor vraag ik geen toestemming.
- Analytische cookies van Google Analytics. Hiermee zie ik hoeveel mensen mijn site bezoeken en welke pagina’s ze lezen. Deze cookies plaats ik alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de knop “Beheer toestemming” onderaan de site.
Ik gebruik geen advertentiecookies en ik volg je niet over andere websites.
Je kunt cookies ook zelf verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.
Hoe ik je gegevens beveilig
Ik neem de bescherming van je gegevens serieus. Een paar dingen die ik doe:
- Mijn website gebruikt een beveiligde verbinding (https).
- Ik gebruik sterke, unieke wachtwoorden en tweestapsverificatie voor mijn belangrijkste accounts.
- Alleen ik heb toegang tot de gegevens die je via mijn website achterlaat.
- Ik maak back-ups van mijn website, zodat gegevens niet verloren gaan.
Denk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens, of zie je aanwijzingen van misbruik? Mail me dan meteen op info@viarivas.nl.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten aanpassen;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking;
- je gegevens in een bestand te ontvangen, zodat je ze aan een ander kunt geven;
- je toestemming in te trekken. Dat geldt dan voor de toekomst.
Stuur je verzoek naar info@viarivas.nl. Ik reageer zo snel mogelijk, uiterlijk binnen een maand. Stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee. Twijfel ik of het verzoek echt van jou komt, dan vraag ik je op een andere manier om dat te bevestigen.
Een klacht
Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Verandert er iets in hoe ik met gegevens omga, bijvoorbeeld omdat ik een nieuwe tool ga gebruiken, dan pas ik deze verklaring aan. Bovenaan zie je wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Gaat het om een grote wijziging in de wachtlijst, dan laat ik het je per mail weten.
Vragen
Heb je vragen over deze verklaring? Mail me op info@viarivas.nl of bel 06 27 88 00 69.